Autofaturë dhe vetëfaturim: çfarë duhet verifikuar

Autofatura dhe vetëfaturimi përdoren vetëm në raste të caktuara, kur blerësi lëshon dokumentin në vend të shitësit sipas rregullave të zbatueshme. Para se ta konfiguroni në program fiskal, verifikoni palët, statusin tatimor, TVSH-në, mënyrën e pagesës dhe dokumentet mbështetëse.

Pse nuk duhet trajtuar si faturë e zakonshme

Në faturën e zakonshme, shitësi lëshon dokumentin për blerësin. Te vetëfaturimi, rolet bëhen më të ndjeshme: blerësi mund të jetë ai që lëshon dokumentin, ndërsa shitësi shfaqet si palë furnizuese. Kjo kërkon më shumë kujdes në konfigurim dhe në kontrollin kontabël.

DPT përmend rastin e vetëfaturimit për furnizime nga fermerët, ku blerësi i produkteve lëshon autofaturë. Detajet varen nga rasti, statusi i fermerit, NIPT-i dhe trajtimi i TVSH-së.

Çfarë duhet të verifikoni

Përpara lëshimit, kontrolloni kush është shitësi, kush është blerësi, nëse pala ka NIPT, çfarë mallrash ose shërbimesh dokumentohen, si trajtohet TVSH-ja dhe si kryhet pagesa. Nëse një prej këtyre elementëve është i paqartë, mos e zgjidhni me supozim në program.

Vetëfaturimi duhet të jetë proces i miratuar brenda biznesit, jo opsion që përdoret nga çdo operator kur nuk di si të lëshojë faturën normale.

Roli i programit fiskal

Programi fiskal duhet të mbështesë regjistrimin e palëve, dokumentimin e artikujve dhe ruajtjen e historikut. Por programi nuk zëvendëson vendimin fiskal për rastin. Nëse rasti është i lejuar, WebPOS ose IVAPOS mund të ndihmojnë me të dhënat, gjurmueshmërinë dhe raportimin.

Për biznese që blejnë shpesh nga furnitorë me trajtime të veçanta, është e dobishme të krijohen karta të qarta furnitori dhe procedura të brendshme për dokumentet mbështetëse.

Gabime që duhen shmangur

Gabimet më të zakonshme janë ngatërrimi i rolit të palëve, vendosja e gabuar e NIPT-it, trajtimi i pasaktë i TVSH-së, zgjedhja e gabuar e mënyrës së pagesës ose mungesa e dokumenteve mbështetëse. Këto gabime mund të krijojnë punë korrigjuese në libra dhe në raportim.

Për këtë arsye, vetëfaturimi duhet të ketë kontroll nga kontabilisti përpara se të hyjë në përdorim të përditshëm.

Proces i thjeshtë kontrolli

Për çdo rast vetëfaturimi, mbani këtë rend:

• verifikoni nëse rasti lejohet;
• kontrolloni palët dhe statusin tatimor;
• përcaktoni trajtimin e TVSH-së;
• vendosni mënyrën e pagesës;
• ruani dokumentet mbështetëse;
• rakordoni faturën me kontabilistin.

Nëse këto hapa nuk janë të qartë, zgjidhja më e mirë është të ndaloni dhe të kërkoni verifikim përpara lëshimit.