Faturë elektronike B2B: kur përdoret dhe si menaxhohet

Fatura elektronike B2B përdoret kur biznesi faturon një subjekt tjetër biznesi në skenarët ku kërkohet lëshim, shkëmbim dhe pranim elektronik sipas rregullave të fiskalizimit. Para lëshimit, kontrolloni të dhënat e klientit, mënyrën e pagesës, llojin e faturës dhe konfigurimin në programin fiskal.

Kur duhet ta mendoni si proces më vete

Faturimi B2B nuk është vetëm shtim i NIPT-it në faturë. Kur klienti është biznes, fatura duhet të lidhet me të dhënat e sakta të subjektit, librat fiskalë dhe mënyrën e pranimit ose refuzimit. Për këtë arsye, bizneset që shesin shpesh te subjekte të tjera duhet të kenë një proces të qartë, jo veprime të rastësishme në arkë.

DPT thekson rëndësinë e konfigurimit të të dhënave të biznesit, vendeve të ushtrimit të aktivitetit, operatorëve dhe certifikatës elektronike për lëshimin e faturave elektronike.

Të dhënat që nuk duhen lënë për në fund

Para lëshimit të faturës, kontrolloni NUIS/NIPT-in e klientit, emrin, adresën, tipin e klientit, monedhën nëse përdoret, mënyrën e pagesës dhe përshkrimin e mallrave ose shërbimeve. Gabimi më i zakonshëm është trajtimi i klientit biznes si klient individ, gjë që mund të krijojë probleme në shfaqjen e faturës te blerësi.

Nëse klienti refuzon faturën ose të dhënat janë të pasakta, procesi mund të kërkojë faturë korrigjuese ose anulluese brenda periudhës së faturimit. Prandaj kontrolli para lëshimit është më i lirë se korrigjimi pas lëshimit.

Si ndihmon programi fiskal

Një program fiskal si WebPOS ose IVAPOS e bën më të lehtë ruajtjen e klientëve biznes, artikujve, çmimeve, mënyrave të pagesës dhe historikut të faturave. Kjo është sidomos e dobishme kur faturoni të njëjtët klientë, keni disa operatorë ose duhet të ruani lidhjen midis faturës, inventarit dhe raportimit.

Për bizneset me sistem të brendshëm, FiscAPI mund të jetë rruga e duhur kur faturimi gjenerohet nga një platformë tjetër dhe duhet të lidhet me fiskalizimin.

Pranimi, refuzimi dhe korrigjimi

Fatura elektronike B2B nuk përfundon gjithmonë në momentin e lëshimit. Blerësi mund të ketë proces pranimi ose refuzimi, dhe shitësi duhet të ndjekë statusin. DPT ka publikuar njoftime për trajtimin e faturave elektronike të refuzuara dhe lëshimin e faturave korrigjuese ose anulluese kur duhet.

Në praktikë, kjo do të thotë që stafi i faturimit dhe kontabilisti duhet të kenë një mënyrë të përbashkët kontrolli: kush ndjek faturat e refuzuara, kush bën korrigjimin dhe deri kur duhet bërë veprimi.

Pyetje përpara konfigurimit

Para se të vendosni fluksin e faturës elektronike B2B, përgjigjuni këtyre pyetjeve:

• A faturoni kryesisht biznese apo individë?
• A ka pagesa me bankë, cash, karta ose forma të përziera?
• A duhet klienti të pranojë faturën elektronikisht?
• A keni nevojë për inventar dhe raporte bashkë me faturimin?
• A do ta përdorë vetëm pronari, stafi i shitjes apo edhe kontabilisti?

Këto përgjigje përcaktojnë nëse ju mjafton një konfigurim i thjeshtë në WebPOS, një zgjidhje lokale si IVAPOS, apo një integrim më teknik përmes FiscAPI.