Faturë korrigjuese dhe anulim: çfarë të bëni kur ka gabim

Kur një faturë e fiskalizuar ka gabim, mos e trajtoni si dokument që mund të fshihet pa gjurmë. Kontrolloni arsyen e gabimit, statusin e faturës dhe periudhën e faturimit, pastaj përdorni fluksin e duhur për faturë korrigjuese ose anulim në koordinim me kontabilistin.

Gabimet më të zakonshme

Gabimet zakonisht lidhen me klientin, NIPT-in, artikujt, sasitë, çmimet, mënyrën e pagesës, monedhën ose datën. Në HORECA mund të ndodhin edhe nga ndryshime porosie, tavolina të bashkuara ose pagesa të ndara. Në retail, gabimet shpesh lidhen me artikullin ose sasinë.

Një program fiskal duhet ta bëjë të qartë se cila faturë është lëshuar, çfarë statusi ka dhe çfarë dokumenti korrigjues lidhet me të. Kjo gjurmueshmëri është më e rëndësishme se korrigjimi i shpejtë pa kontroll.

Hapi i parë: ndaloni përsëritjen e gabimit

Para se të bëni korrigjimin, kuptoni pse ndodhi gabimi. Nëse NIPT-i i klientit është gabim në kartelë, korrigjoni kartelën. Nëse operatori zgjedh tipin e gabuar të klientit, rishikoni trajnimin. Nëse artikulli ka TVSH, çmim ose njësi të pasaktë, rregulloni master data përpara faturës tjetër.

Kjo është pjesa që kursen kohë: një faturë korrigjuese zgjidh një rast, por një konfigurim i saktë parandalon dhjetë raste të tjera.

Fatura korrigjuese dhe anulimi

Fatura korrigjuese përdoret kur duhet të korrigjohet një faturë e mëparshme sipas rregullave të zbatueshme. Anulimi përdoret kur rasti kërkon anulimin e dokumentit dhe lëshimin e trajtimit pasues. DPT ka njoftuar se për faturat elektronike të refuzuara, shitësi njoftohet në SelfCare me qëllim lëshimin e dokumenteve korrigjuese ose anulluese kur duhet.

Mos vendosni vetë një rregull të përgjithshëm për të gjitha rastet. Disa gabime mund të kenë trajtim të ndryshëm në varësi të statusit, kohës dhe llojit të faturës.

Roli i kontabilistit

Kontabilisti duhet të jetë pjesë e fluksit, sidomos për fatura B2B, fatura elektronike, periudha të mbyllura ose raste që prekin librat fiskalë. Një mënyrë e mirë pune është që stafi i shitjes të raportojë gabimin me numrin e faturës, datën, klientin, arsyen dhe dokumentin pasues që propozohet.

Nëse përdorni WebPOS, kontabilisti mund të ketë akses më të lehtë për kontroll online. Nëse përdorni IVAPOS ose RestoBar+, sigurohuni që raportet dhe eksportet të jenë të qarta për ndjekjen e rasteve.

Proces i rekomanduar në biznes

Përdorni një rregull të brendshëm të thjeshtë:

• identifikoni faturën dhe gabimin;
• ndaloni përsëritjen e gabimit në klient, artikull ose operator;
• verifikoni trajtimin me kontabilistin kur ka pasiguri;
• lëshoni dokumentin korrigjues ose anulues sipas rastit;
• ruani arsyen dhe lidhjen me faturën fillestare.

Ky proces e bën korrigjimin më të kontrolluar dhe ul rrezikun që gabimi të kthehet në problem mujor gjatë raportimit.