Faturë shoqërimi dhe transport mallrash: çfarë të kontrolloni

Fatura shoqëruese përdoret kur lëvizja e mallrave duhet të dokumentohet sipas rregullave të fiskalizimit dhe procesit të biznesit. Para transportit, kontrolloni artikujt, sasitë, magazinën, destinacionin dhe lidhjen me faturën ose porosinë, në mënyrë që inventari dhe dokumentet të përputhen.

Pse transporti kërkon disiplinë më vete

Kur mallrat lëvizin nga magazina, dyqani ose depoja, dokumenti nuk është vetëm formalitet. Ai lidhet me inventarin, kontrollin e rrugës, klientin, destinacionin dhe raportimin e mëvonshëm. Nëse lëvizja regjistrohet gabim, problemi mund të shfaqet te gjendja e magazinës ose te rakordimi me klientin.

Për bizneset me pak artikuj, procesi mund të jetë i thjeshtë. Për distribucion, shumicë, depo ose furnizim të shumë pikave, procesi duhet të jetë i standardizuar.

Çfarë duhet të përgatitet para nisjes së mallit

Kontrolloni listën e artikujve, sasitë, njësitë, magazinën nga ku del malli, destinacionin dhe personin përgjegjës. Nëse transporti lidhet me një shitje, sigurohuni që dokumenti të përputhet me porosinë ose faturën përkatëse. Nëse është lëvizje e brendshme, përcaktoni qartë nga cila pikë në cilën pikë lëviz malli.

Për bizneset me shoferë ose agjentë terreni, është e dobishme që stafi të ketë një listë kontrolli para daljes: dokumenti, mallrat, destinacioni, kontakti dhe çdo ndryshim i fundit.

Lidhja me inventarin

Fatura shoqëruese dhe dokumentet e transportit bëhen më të sigurta kur lidhen me inventarin. Programi duhet të tregojë çfarë ka dalë, nga ku ka dalë dhe çfarë mbetet në gjendje. Kjo është arsyeja pse bizneset me magazinë zakonisht kanë nevojë për më shumë se një pajisje të thjeshtë fiskale.

IVAPOS ndihmon për pika shitjeje me inventar dhe dokumente të lidhura me shitjen. SAD është më i përshtatshëm kur biznesi punon me depo, shpërndarje, agjentë, furnizim pikash ose rrugë distribucioni.

Kur duhet proces më i avancuar

Nëse biznesi ka shumë pika, shumë shoferë, furnizim ditor ose shitje me porosi, një proces manual bëhet shpejt i brishtë. Rreziku nuk është vetëm dokumenti, por zinxhiri i plotë: porosia, përgatitja e mallit, transporti, dorëzimi, fatura dhe pagesa.

Në këto raste, planifikoni një proces ku dokumentet lidhen me njëri-tjetrin dhe raportet tregojnë historikun e lëvizjes. Kjo ndihmon pronarin, magazinierin dhe kontabilistin të punojnë mbi të njëjtat të dhëna.

Kontrolli para publikimit të fluksit

Para se ta përdorni në punë të përditshme, testoni rastet më të shpeshta:

• transport nga magazina te klienti;
• lëvizje nga depo te dyqan;
• kthim malli;
• ndryshim sasie para nisjes;
• gabim në artikull ose destinacion.

Nëse këto raste janë të qarta në program, biznesi do të ketë më pak korrigjime dhe më shumë besim te gjendja e inventarit.